Gmail po jeho zmenách nadobudol pár nových funkcií a tak som tento článok aktualizoval. Novinky som zvýraznil, neaktuálne veci preškrtol.

Gmail je “darom z nebies” nielen pre bežnú komunikáciu, ale aj pre prácu. Ani si nepamätám, odkedy ho používam ako centrálny mailový systém od súkromných konverzácií až po vybavovanie pracovných projektov. Pred vyše mesiacom som však celý Gmail vyšperkoval a vytvoril si z neho “pracovnú centrálu” vďaka značkám (labels) a úlohám (tasks). Inšpirovaný systémom Getting Thing Done a Inbox Zero som si vytvoril systém, ktorý mi úspešne pomáha zvládať pracovný nával, nech už sa prihlásim odkiaľkoľvek. Či je to pracovná stanica, notebook, alebo mobil.

Ingrediencie

Úplným základom je, v prípade viacerých e-mailových adries, nastaviť Gmail tak, aby ich všetky kontroloval. To sa dá spraviť jednoducho v nastaveniach > Účty a import. Podstatne sú dve najväčšie sekcie – “Odoslať e-mail ako” a “Kontrolovať účty pomocou POP3″. V tej prvej som si nastavil všetky účty, ktoré chcem používať ako odosielateľ. Na pracovný e-mail tak nemusím odpisovať z Gmail adresy, ale pekne z firemnej. Gmail je dokonca natoľko inteligentný, že vždy bude odpisovať z takej adresy, na akú nový e-mail prišiel. V druhej sekcii som si nastavil účty, ktoré mi má Gmail automaticky kontrolovať. Jedna z nevýhod tohto riešenia je, že Gmail kontroluje tieto účty približne raz za hodinu. Preto ak by si chcel mať e-maily v schránke hneď, je lepšie nastaviť si preposielanie e-mailov na gmail adresu. Je to vec osobných preferencií. Podstatné je, že e-mail skončí v sieti Google :)

Ďalším predpokladom je zapnutie určitých Labs funkcií. Opäť v nastaveniach, kliknúť na záložku Labs a zapnúť tieto fičúrky (mám Gmail v angličtine, tak ich tu vypíšem v tomto jazyku): Apps Search, Canned Responses, Create a document, Google Calendar gadget, Google Docs gadget, Google Docs preview in mail, Hide labels from subjects, Multiple inboxes, Refresh POP accounts, Send & Archive, Undo send, Insert images, Preview Pane. A tu je krátke vysvetlenie k pár aktivovaným fičúrkam:

• Apps Search – pri vyhľadávaní v e-mailoch zároveň prehľadá aj dokumenty v Google Docs.
• Canned responses – predpripravené odpovede, ktoré používam napríklad na podpisy alebo napr. automatické maily typu “Odpíšem neskôr”.
• Multiple Inboxes – v zobrazení prijatých správ pribudnú ďalšie sekcie. Nastavenia rozpíšem o chvíľu.
• Refresh POP accounts – vynúti skontrolovanie externých mailových POP3 účtov
• Send & Archive – každú správu odošle a zároveň pošle do archívu. Prakticky nutnosť pri používaní GTD a Inbox Zero.
• Undo send – zlatý grál pre tých, čo rýchlejšie klikajú, než myslia a odošlú mail skôr, než je v ňom všetko napísané a priložené :)
• Insert images – vloženie obrázkov. Funguje aj drag n drop!
• Preview Pane – načíta email vpravo od zoznamu mailov, alebo pod ním.

Značky, štítky, tagy… jednoducho Labels

V prvom rade si treba vytvoriť patričné značky, kde budem neskôr presúvať e-maily podľa toho, ako rýchlo je potrebné ich vybaviť. Základom metódy Getting Things Done (ďalej len GTD) sú zložky (v tomto prípade značky) INBOX, DNES, NESKÔR, NIEKEDY. Po pár mesiacoch používania GTD metódy som si ju zjednodušil. Postačia mi dve značky a to TO DO a TO DO/LATER. Plus samozrejme štandardný INBOX. V INBOXe sú všetky maily, ktoré prídu na akúkoľvek moju adresu. Odtiaľto ich presúvam po prečítaní tam, kam potrebujem. Čo je urgentné, alebo sa k tomu dostanem v priebehu nasledujúceho týždňa, to ide pod značku TO DO. Čo má čas aj mesiac alebo viac, putuje pod krídla značky TO DO/LATER. Lomítko v značke značí, že je to podradené značke TO DO. Nie je to nutnosť, no pre mňa je to tak prehladnejšie.

V Inboxe si treba prepnúť na Priority Inbox (posledná možnosť po kliknutí na šípku vedľa linku na Inbox).

Následne treba kliknúť na šípku vpravo od názvu sekcie a vybrať možnosť More options (Viac možností).

A tu treba vybrať vytvorené značky TO DO. Takto pridať aj značku TO DO/LATER a nakoniec zostane všeobecný Inbox s prečítanými správami.

Takto budeš mať ako na dlani všetky potrebné maily hneď po prihlásení. Výhoda tohto zobrazenia je, že aktuálne nepotrebné maily sa dajú schovať kliknutím na nadpis sekcie. Ak teda nechcem premýšlať nad mailami z TO DO/Later, tak si tú sekciu zbalím a mám pokoj, kým si nevybavím dôležitejšie maily. Celý Gmail potom vyzerá takto nejak:

Po novom je už aj zobrazenie dokumentov z Google Docs a pripomienok z kalendára. Tie sú teraz schované pod tlačidlom úplne dole pod zoznamom online kontaktov. Najprv som na to nadával, ale potom som zistil, že je to super vec ak sa človek chce sústrediť na prácu. Nevyrušujú ma online ľudia a ja mám po ruke potrebné dokumenty a pripomienky v kalendári.

Úlohy splnené

No nie tak celkom. Ešte treba rozbehať Google Tasks. To bude taký centrálny repozitár, kde budú všetky úlohy. Či už pridané na základe e-mailu, alebo vytvorené len tak (napr. zavolať tomu a tomu). Aj tu som postupoval podľa GTD metodiky, aj keď som si ju mierne prispôsobil. Na komplexnejšiu prácu s Google Tasks je dobrý tento odkaz: https://mail.google.com/tasks/desktop?pli=1

Google Tasks

Vľavo hore je tlačidlo na pridanie nových zoznamov úloh. Podstatné sú tie, ktoré začínajú číslom. Ja som zlúčil do jedného zoznamu úlohy, ktoré treba spraviť dnes a neskôr. Výhoda je v tom, že môžem veľmi rýchlo presúvať úlohy podľa toho, ako ich stíham plniť (stačí potiahnuť myškou ľavý šrafovaný prúžok pri každej úlohe, alebo stlačiť  CTRL+šípka hore/dole). Tabulátorom vytvoríš podúlohu. SHIFT+TAB vráti odsadenie podúlohy späť a SHIFT+ENTER prepína medzi detailom úlohy a zoznamom úloh. No a hlavná klávesová skratka je SHIFT+T – tú použiješ vtedy, keď čítač mail a chceš ho pridať medzi úlohy v Google Tasks. A aby bolo zaradenie e-mailu pod určitú značku ešte rýchlejšie, stačí stlačiť pri čítaní V a potom začať písať názov značky, alebo ju vybrať šípkami.

Celý tento systém bude chcieť trochu zvyku. Spočiatku som zabúdal pridávať si úlohy do Google Task, alebo opačne. Ale dnes, hlavne vďaka klávesovým skratkám, mi ide všetko skoro automaticky. Čo je ale podstatné a čo je aj cieľom tohto systému je to, že mám krásny poriadok v pracovných aj súkromných záležitostiach a práca mi rýchlejšie “odsýpa”…